Bielen Produkten is sinds jaar en dag een gevestigde waarde als totaalaanbieder van producten voor toilethyghiëne, reiniging en catering. Wat in de jaren ’60 begon als een eenmanszaak, is intussen uitgegroeid tot een gestaag groeiende kmo met de tweede generatie aan het roer. Financieel en operationeel directeur Jacky Jeurissen sprak over de hindernissen die het bedrijf tegenkwam, en natuurlijk ook de toekomstplannen van het bedrijf. “We houden alle processen in eigen beheer, ook al is dat misschien niet het voordeligst.”
Lees dit artikel indien u wilt weten:
- Welke impact de kantelmomenten in het bestaan van Bielen Produkten hadden op finance
- Hoe finance het maximale tracht te halen uit elke klant
- Welke rol finance speelde tijdens de Covid-19 crisis
Jacky Jeurissen is al meer dan 30 jaar aan de slag bij Bielen Produkten. Samen met Bart Bielen, zoon van oprichter Henri Bielen, en Irma Gol, echtgenote van Bart Bielen, staat hij in voor het dagdagelijkse bestuur van de familiale kmo uit het Hasseltse. Het verhaal begon in 1960, toen er van grootwarenhuizen nog geen sprake was. Henri Bielen ging langs bij kleine zelfstandigen om kuisproducten te verkopen. Bij de opkomst van de grootwarenhuizen in de jaren ’70 besloot hij zich meer te focussen op B2B. Eind jaren ’80 begon de business te professionaliseren, en werd het sluiten van akkoorden bij wijze van een handdruk meer uitzondering dan regel. Een grote verandering voor Henri Bielen, waarop hij besloot het bedrijf over te laten aan de tweede generatie.
“Bielen Produkten is gespecialiseerd in drie feestjes: op het toilet, in de reiniging en in de catering”, legt Jacky Jeurissen op een speelse manier uit. Het meest gekend is het bedrijf voor zijn jarenlange specialisatie in toilethygiëne en onderhoud, onder meer in de vrije tijd sector en in de betere horeca. De industriële markt en de cleaningmarkt groeit de laatste jaren ook zeer sterk voor Bielen. “Onze service wordt geapprecieerd omdat we meedenken met onze klanten in een adviserende rol en omdat we doen wat we zeggen. We leggen een heel sterke nadruk op de cost in use en customer delight. Onze producten zijn zacht voor het milieu en vragen een lage dosering, waardoor ze ook een lage gebruikerskost hebben.” Daarnaast heeft Bielen een breed scala aan ecologische benodigdheden voor de catering, industriële reinigingsmachines en materialen.
Als totaalaanbieder kan Bielen de plaats innemen van meerdere leveranciers. “Dat is een sterkte, maar tegelijk ook een zwakte. Iedereen verwacht dat we even sterk zijn in bamboe bestek als in reinigingsproducten.” Naast het aanbieden van een totaalassortiment, tracht het bedrijf zich vooral te onderscheiden door in te zetten op flexibele service en ondersteuning. “We maken er een punt van om al onze leveringen door eigen mensen te laten doen. In onze business worden de klanten tegenwoordig vaak beleverd door externe firma’s wiens chauffeurs onder een enorme tijdsdruk staan. Onze chauffeurs zijn al lange tijd in dienst en hebben een band gecreëerd met onze klanten. Dat speelt in ons voordeel omdat zij ook fungeren als communicatiemiddel tussen de klant en het bedrijf.
60 jaar
Hoewel Bielen Produkten al meer dan 60 jaar bestaat, vond het kantelmoment van een familiebedrijfje naar een echte kmo pas recent plaats. In 2010 verhuisde het bedrijf naar een nieuw en modern magazijn met kantoorgebouw. Bielen kwam meteen financieel onder druk te staan, want na de aankoop van de bouwgrond en het maken van de nieuwbouwplannen vond in 2008 de mondiale beurscrash plaats en stortte de markt in elkaar. “Op dat moment was de nieuwbouw een overinvestering. We hebben meteen de tering naar de nering gezet en een deel van ons gebouw ter beschikking gesteld en een strak budget opgemaakt dat we minimaal moesten halen om het hoofd boven water te houden. Dat hebben we enkele jaren consequent gevolgd, en dan klaar alles op een gegeven moment terug op. Het waren aanvankelijk moeilijke jaren, maar vanaf dan zijn we consequent grote klanten beginnen aantrekken en kenden we structurele groei. Vanaf 2014 waren we meer een kmo dan een familiale onderneming. Sindsdien hebben we ook twee overnames gedaan.”
De eerste overname vond plaats in 2016 in de vorm van een eenmanszaak met een gedreven eigenaar die vandaag nog steeds aan boord is bij Bielen Produkten. De tweede overname in 2017 was deze van een sectorgenoot die – in tegenstelling tot Bielen – ook producent is van reinigingsmiddelen. De productietak werd overgenomen door een Duits concern, die van de retail-tak af wilde. Dat deel werd overgenomen door Bielen, inclusief het volledige klantenbestand. “Daar zaten heel wat leuke klanten bij, die we voordien niet konden beleveren. De overnames uit 2016 en 2017 zullen allicht niet de laatste zijn. Er zijn vandaag bedrijven met een groot klantenpotentieel voor ons. Daar zullen we zeker ons licht opsteken.”
JACKY JEURISSEN, FINANCIEEL EN OPERATIONEEL DIRECTEUR BIJ BIELEN PRODUKTEN
“Externen kunnen onze debiteuren misschien voordeliger opvolgen, maar stralen ons DNA niet uit”
In die 60 jaar is één iets onveranderd gebleven: het nauwe contact met de klanten. “Dat heeft enerzijds te maken met het feit dat we een familiebedrijf zijn en de touwtjes zelf in handen willen houden. Anderzijds zien we ook gewoon dat een persoonlijke aanpak het gewoon goed doet bij onze klanten. Zowel onze sales experten, als de chauffeurs en techniekers, zijn meteen ook de eerste aanspreekpunten voor de klanten. Die service is ontzettend belangrijk voor ons.” Die lijn trekt men bij Bielen ook door voor het debiteurenbeheer, een tijdsintensief aspect van finance dat dan ook niet zelden wordt uitbesteed aan een externe firma. “Externe firma’s kunnen dat inderdaad misschien beter en voordeliger, maar ook hier geldt weer hetzelfde: de klant krijgt te maken met een “vreemde” contactpersoon die ons DNA niet uitstraalt. Bovendien heeft die persoon ook geen commerciële kijk op het verhaal van de klant en zijn laattijdige betaling.” Er gaat dan ook heel wat aandacht naar de dagelijkse, routinematige opvolging van de debiteuren en crediteuren. Op dit moment telt de finance afdeling bij Bielen 2,5 FTE, verantwoordelijk voor alles van A tot Z binnen finance. Daarnaast werkt men ook al sinds de oprichting van het bedrijf met eenzelfde accountant als strategische partner. “Daarbij kunnen we terecht voor controle op de afsluitingen, maar ook met vragen waar we zelf te weinig van af weten, zoals het installeren van zonnepanelen of laadpalen.”
Coronagolven
Een ander kantelmoment vond plaats in 2014, toen een externe consultant onder de arm werd genomen om strategisch te plannen voor de toekomst van het bedrijf. “Er werden enkele pijnpunten blootgelegd die onze groei in de weg stonden. Werkkapitaal was er daar één van. Dat is wel bij meerdere familiebedrijven het geval, omdat men zelf de touwtjes in handen wil houden zonder te veel vreemd kapitaal aan boord te brengen. Bij ons leefde ook het idee: wat niet gefinancierd moet worden, kost ons ook niets. Nu zijn we er allemaal van overtuigd dat een gezond werkkapitaalbeheer voor efficiëntie en rust zorgt in het bedrijf en mogelijkheden creëert. Niemand wil dan ook terug naar de tijd waarin we moesten krabben en zoeken. Over veel zaken moeten we nu niet meer twijfelen, omdat het werkkapitaal ons comfort verschaft.” Ook de marges werden de afgelopen jaren strikter onder de loep genomen: “Vanaf dat we onze marges een beetje loslaten, kan het snel de verkeerde kant uitgaan. Zeker vandaag, met prijzen die onder druk staan door grondstoffenschaarste. We mogen daarin niet achter de feiten aanlopen, maar moeten snel ingrijpen.”
JACKY JEURISSEN, FINANCIEEL EN OPERATIONEEL DIRECTEUR BIJ BIELEN PRODUKTEN
“Dankzij ons werkkapitaal konden we een verdubbeling van onze voorraad veroorloven”
Als niet-familiaal lid van het dagelijks bestuur benadrukt Jacky Jeurissen hoe de externe begeleiding voor een klik zorgde in de hoofden: “We kunnen nu veel meer realiseren en we blijven er ook alert door. Bart, Irma en ik hebben toen afgesproken dat we minstens één keer per week de koppen bij elkaar steken om met een open blik te kijken naar onze groeimogelijkheden. Dan neem je alles onder de loep: innovatie, de markt en de concurrentie, de financiële toestand, … Het was een nieuwe stap in de verdere professionalisering.”
Een derde kantelmoment in de zestigjarige geschiedenis van Bielen Produkten vond een tweetal jaar geleden plaats onder impuls van de coronacrisis, een periode van ongeziene opportuniteiten voor het bedrijf, maar ook uitdagingen. “Vooral de periode begin 2021 was bijzonder moeilijk. Iedereen snakte naar een normaal jaar, en daar waren we ons ook op aan het instellen. Maar dan komt toch het “plotse” nieuws dat de horeca en vrije tijd sector terug dicht moeten. Op dat moment moet je keuzes maken: gaan we terug op volle snelheid aan de slag, of aan halve snelheid? We kozen ervoor om ons voor te bereiden op de heropening in mei. Het personeel betrokken houden was de voornaamste missie: werknemers uit een bedrijf waar iedereen elkaar kent, maar die thuis moeten zitten, dat voel je.”
Het spreekt voor zich dat de coronacrisis in 2020 voor een ongeziene boom zorgde in de vraag naar de producten van Bielen. Desinfectiemiddelen, papieren handdoekjes, … verkochten als zoete broodjes. Gevolg: een voorraad die door het dak ging. De crisis werd voor Bielen Produkten gekenmerkt door twee periodes. “In het begin was er enkel sprake van schaarste voor desinfectiemiddelen, maar iedereen begon met zijn prijs te spelen en te verhogen. Maar vanaf mei 2021 gingen de prijzen pas echt door het dak.” De finance afdeling van Bielen kwam in 2020 onmiddellijk met een heus oorlogsplan. “We zijn groter gaan inkopen. Onze voorraad verdubbelde. Dankzij ons optimaal werkkapitaalbeheer konden we ons dat ook veroorloven.” Tegenover een verdubbeling in voorraad, stond ook verdubbeling in het aantal backorders. “Dat had ik nog nooit meegemaakt in de dertig jaar dat ik in de sector zit. In luchtverfrissers zitten bijvoorbeeld microchips. De luchtverfrissers die we in september vorig jaar bestelden, komen nu hopelijk in maart binnen.” Het maakt van voorraad dan ook één van de belangrijkste posities, die men tracht te managen met software. “Toch moeten we soms ingrijpen, want hoe vaker we bestellen, hoe vaker ingangscontroles, factuurcontroles en betalingscontroles moeten plaatsvinden. Hoe meer klanten je hebt, hoe diverser ook de vraag naar artikelen. We kunnen 27 soorten wc-papier op voorraad hebben, maar financieel is dat natuurlijk niet optimaal. We moeten ervoor zorgen dat klanten telkens dezelfde vier soorten kiezen.”
Contributiemarges
Ondanks de ongeziene opportuniteiten tijdens de Covid-19 crisis, was het finance team van Bielen zich beducht voor de gevaren van blind opportunisme. “Te veel opportuniteiten kunnen er ook voor zorgen dat je eraan ten onder gaat. Onze nieuwe klanten moesten in 2020 meteen boter bij de vis doen en strikte betalingstermijnen respecteren. Daartegenover konden we iets extra doen voor onze trouwe klanten in de horeca en ze uitstel van betaling geven toen ze gedwongen moesten sluiten.” Tijdens de ongeziene stormloop is het klantenbestand van Bielen slechts minimaal gegroeid, om bewuste redenen dus. Sommige nieuwe klanten waren er ook maar voor tijdelijke duur. Hoe dan ook: de crisis vroeg een enorme flexibiliteit op vlak van finance en service. Jacky Jeurissen blikt tevreden terug: “De hele periode heeft ons veel opgeleverd. Blind opportunisme kon ons een financiële kater opleveren. We wilden onze voorraden niet aan één of twee grote spelers geven. Dat is deels ervaring, maar deels ook een bewuste strategie waar je samen voor kiest.”
JACKY JEURISSEN, FINANCIEEL EN OPERATIONEEL DIRECTEUR BIJ BIELEN PRODUKTEN
“Te veel opportuniteiten kunnen er ook voor zorgen dat je eraan ten onder gaat”
Klanten werden dus nog nauwgezetter tegen het licht gehouden, iets dat sinds een jaar of vier ook op kwantitatieve basis gebeurt in de vorm van contributiemarges. “We willen van elke klant weten hoeveel hij bijdraagt aan de marge van het bedrijf. Niet omdat we klanten met een lage contributiemarge liever kwijt dan rijk zijn, maar omdat we willen weten welke klanten welke effort waard zijn. Tijdens de coronacrisis was dit meer dan ooit het geval. Sommige klanten moeten we naar onze e-shop brengen omdat ze daar perfect hun ding kunnen vinden. Bij de introductie van de contributiemarges zijn we voor het eerst puur op basis van cijfers gaan kijken en dat is sindsdien steeds verdergegaan. We voelen dat we die evolutie niet mogen of kunnen tegenhouden, want alles staat of valt ermee.”
Cijfers en data nemen vandaag dus meer en meer de bovenhand, in een familiebedrijf waar het buikgevoel voor meer dan een halve eeuw geprimeerd heeft. “Vandaag moeten we aan data-analyse doen, zowel aan de kant van de debiteuren als aan de kant van de contributiemarges. Maar ook data over het gedrag van klanten op onze e-shop zijn van onschatbare waarde voor potentiële efficiëntiewinsten.” De finance afdeling zal dé leverancier moeten worden van al deze info, maar Jacky Jeurissen wijst erop dat de business voor hem nooit honderd procent data driven zal zijn: “Het goede aan ons verhaal is dat geen één van de twee doorweegt. Bart is eerder de man met het buikgevoel en snelle beslissingen, terwijl ik hem uitdaag door daar de juiste cijfers en analyses tegenover te zetten. Die gulden middenweg werkt perfect.”
Next steps
Uit het plan om meer uit de cijfers te halen spreekt een duidelijke ambitie: finance en zo ook de hele onderneming verder doen professionaliseren en klaar maken voor de toekomst. “Er is nog heel veel marge op sommige terreinen om meer efficiëntiewinsten te boeken. Zo zullen we DSO (days sales outstanding) binnenkort automatisch kunnen opvolgen. In 2022 zullen we onze chauffeurs met digitale zendnota’s de baan opsturen, zodat de boekhoudstroom meteen kan starten op het moment van levering en aftekening. Zo houden we de doorlooptijd kort, en kan finance zijn tijd beter besteden.” De laatste jaren is Bielen Produkten zijn klanten ook gaan belonen voor correct betaalgedrag. Wat ooit begon voor de horeca-klanten, werd uitgebreid naar het volledige klantenbestand. “Vandaag krijgen klanten op onze webshop meteen korting bij voorafgaande betaling. Ook hier weer dezelfde redenering: hoe minder tijd finance moet steken in het ontvangen van betalingen, hoe nuttiger we tijd kunnen besteden.”
Bij het toekomstplan van Bielen Produkten hoort ook een verdere specialisering in bepaalde doelmarkten. Zo wil men een belangrijke leverancier worden voor schoonmaakbedrijven. Maar ook binnen vrije tijd sector wil men het feestje verderzetten. “We zijn verschillende klanten al gevolgd naar het buitenland, waardoor we actief zijn in Luxemburg, Duitsland, Nederland en Polen. Het voordeel is dat we ons model makkelijk kunnen exporteren. Dat ondersteunen we uiteraard wel met cijfers, naar marges toe bijvoorbeeld.”
Op de vraag wat de voornaamste evolutie zal zijn die finance zal doormaken de komende jaren, dan is Jeurissen ervan overtuigd dat finance een speler zal zijn die meer dan ooit aan tafel zal zitten met relevante data en inzichten, en het etiket van “gebruiksafdeling” definitief van zich afgeschud zal hebben. “Die trend is ingezet. De lat voor nieuwe mensen ligt vandaag al zoveel hoger dan tien jaar geleden. Boekhouders moeten bijvoorbeeld actief kunnen meedenken over de optimalisatie van ons voorraadbeheer.”
BIO
Jacky Jeurissen behaalde in 1989 zijn bachelor boekhouden en fiscaliteit, en ging daarna meteen aan de slag bij Bielen Produkten. Eerst als assistent boekhouder, later als hoofd boekhouding & HR. Vanaf 1995 maakte hij deel uit van het managementteam van Bielen Produkten, samen met vier telgen uit de familie. Jeurissen was mede-verantwoordelijk voor diverse projecten binnen het bedrijf, zoals informatisering en de implementatie van ISO 9001. In de periode 2007 tot 2010 was hij zowel operationeel als financieel verantwoordelijk voor de realisatie van het verhuisproject naar Hasselt. Nadat Bart Bielen begin 2011 voor twee derde eigenaar werd van het bedrijf, is Jeurissen sinds 2013 financieel en operationeel directeur en maakt hij samen met Bart Bielen en Irma Gol het managementteam van Bielen Produkten uit.
